Prowadzenie firmy to cała masa wyzwań – poza sprzedażą, marketingiem, operacjami, księgowością – przedsiębiorcy powinien również zadbać o kwestie prawne. Te ostatnie często schodzą na drugi plan. Oczywiście do póki coś złego się nie wydarzy. Dzieje się tak z różnych powodów: braku świadomości, zasobów, czasu, czy kompetencji.
Mniejsze firmy siłą rzeczy nie zatrudniają rzeszy specjalistów. Angażują natomiast całą energię w działania generujące przychód, rozwój czy po prostu przetrwanie. W wyniku tego firma działa, rośnie, rozwija się…ale biznes nie jest zabezpieczony. Może się to okazać kosztowne. Czasem bardzo kosztowne. Takie podejście może doprowadzić do strat finansowych, kar pieniężnych, przegranych procesów, czy postępowań karnych. W skrajnych przypadkach można stracić wszystko. Dosłownie.
Skupienie się na biznesie i sprzedaży kosztem zabezpieczenia prawnego
Problem:
Wiele firm skupia się na rozwijaniu działalności i generowaniu zysków, pomijając prawne aspekty funkcjonowania, co może prowadzić do poważnych konsekwencji.
NAJCZĘSTSZE BŁĘDY:
- Umowy niedopasowane do stanu faktycznego i prawnego;
- Brak zabezpieczenia podstawowych ryzyk;
- Wzory umów z internetu często nie określające zasad na jakich firma działa;
- Umowy cywilnoprawne ze współpracownikami bez klauzul o zakazie konkurencji lub klauzul sformułowanych w sposób, który nie określa ich faktycznego zakresu;
- Nieczytanie obszernych umów zawieranych z dużymi firmami, co może prowadzić do niekorzystnych zapisów;
- Lekceważenie przepisów RODO i niewłaściwe zabezpieczenie danych osobowych klientów;
- Nierejestrowanie znaków towarowych, brak ochrony patentowej.
- Brak reakcji na częste zmiany prawa.
Skutek:
Taka sytuacja może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Każda firma powinna posiadać zestaw podstawowych dokumentów dostosowanych do jej branży i modelu biznesowego. Firma budowlana ma inne ryzyka niż agencja kreatywna czy doradztwo konsultingowe – ale każda z nich wymaga „uszytych na miarę” umów oraz regulowania wszystkich istotnych kwestii, które zabezpieczą jej działalność oraz majątek.
Jak mogę pomóc - przykład z praktyki
Case study – Firma szyjąca i sprzedająca ubrania online
Jeden z moich klientów, firma zajmująca się projektowaniem, szyciem i sprzedażą ubrań w modelu e-commerce, zgłosił się do mnie z obawami dotyczącymi prawnych aspektów swojej działalności. Firma w pewnym momencie dynamicznie się rozwinęła, lecz działała cały czas tak samo jak w pierwszym dniu po zarejestrowaniu. W pierwszej kolejności przeprowadziłem audyt, aby określić m.in:
- Jak dokładnie firma funkcjonuje (model biznesowy)?
- Z kim współpracuje i na jakich zasadach?
- Jakie są główne ryzyka w jej funkcjonowaniu oraz czy istnieją realne zagrożenia na ten moment?
CO USTALIŁEM:
- Braki w dokumentacji regulującej relacje z dostawcami i współpracownikami.
- Umowy nie zawierały i zabezpieczały podstawowych interesów.
- Brak praw autorskich do grafik wykorzystywanych na produktach.
- Brak ochrony znaku towarowego marki, co mogło doprowadzić nawet do jego przejęcia przez osobę trzecią.
- Polityka ochrony danych osobowych nie przystosowana do sposobu w jakich firma te dane przetwarza.
CO WDROŻYLIŚMY:
- Opracowaliśmy komplet dokumentów, w tym regulamin sklepu, umowy o przeniesienie praw autorskich, umowy współpracy i klauzule NDA (Non-Disclosure Agreement, czyli umowa o poufności).
- Zabezpieczyliśmy znak towarowy firmy, aby uniknąć ryzyka jego przejęcia.
- Poprawiliśmy zapisy dotyczące ochrony danych osobowych i regulacje RODO.
Efekt:
Od tego czasu firma funkcjonuje w sposób bardziej sformalizowany. Świadomiej zarządza ryzykiem. Jest bezpieczniejsza w zakresie sporów z kontrahentami, realizacji płatności czy ochrony marki.
Podsumowanie
Każda firma, niezależnie od branży, powinna zadbać o kwestie prawne, aby uniknąć kosztownych błędów. Jeśli któryś z tych problemów dotyczy Twojej działalności – warto się nim zająć, zanim stanie się poważnym zagrożeniem.